Privacyverklaring
Wie zijn wij
Shortcheese is een eenmanszaak, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 30220287, gevestigd te Houten. Shortcheese is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze verklaring.
Contact over privacy: info@shortcheese.nl, Ballastwater 18, Houten.
Welke gegevens en waarom
| Situatie | Gegevens | Doel | Grondslag | Bewaartermijn |
|---|---|---|---|---|
| Contactformulier of e-mail | Naam, bedrijfsnaam, e-mailadres, telefoonnummer, je bericht | Je vraag beantwoorden en een kennismaking plannen | Gerechtvaardigd belang, of stappen op jouw verzoek vóór een overeenkomst | 1 jaar na het laatste contact, tenzij er een opdracht uit volgt |
| Telefoon of WhatsApp | Telefoonnummer, naam (als je die noemt), de inhoud van je bericht of gesprek | Je vraag beantwoorden en een kennismaking plannen | Gerechtvaardigd belang, of stappen op jouw verzoek vóór een overeenkomst | 1 jaar na het laatste contact, tenzij er een opdracht uit volgt |
| Afspraak inplannen | Naam, e-mailadres, gekozen tijdstip | De kennismaking inplannen | Stappen op jouw verzoek vóór een overeenkomst | 1 jaar na de afspraak |
| Opdrachten en onderhoud | Contactgegevens, bedrijfsgegevens, correspondentie, toegangsgegevens die je deelt | De opdracht uitvoeren | Uitvoering van de overeenkomst | Tot 2 jaar na afloop van de opdracht; toegangsgegevens direct na afloop verwijderd |
| Facturatie | Naam, bedrijfsnaam, adres, btw-nummer, factuurgegevens | Factureren en de administratie bijhouden | Wettelijke verplichting | 7 jaar (fiscale bewaarplicht) |
| Websitebezoek | IP-adres en browsergegevens in de serverlogs van de hostingpartij | De website veilig en beschikbaar houden | Gerechtvaardigd belang | Volgens de instellingen van de hostingpartij |
| Statistieken (alleen met toestemming) | Bekeken pagina’s, apparaat- en browsergegevens, globale locatie en een willekeurig ID in een cookie, via Google Analytics | Inzicht in het gebruik van de website om hem te verbeteren | Toestemming | Maximaal 14 maanden |
Wij gebruiken je gegevens niet voor geautomatiseerde besluitvorming en verkopen ze nooit.
Met wie wij gegevens delen
Wij delen gegevens alleen met partijen die nodig zijn om onze dienst te leveren. Met hen sluiten wij waar nodig een verwerkersovereenkomst:
- Aanbieders van hosting en e-mail. Welke partijen dat zijn, verschilt per opdracht; op verzoek laten wij weten welke partijen jouw gegevens verwerken
- Aanbieders van boekhoud- en facturatiesoftware
- Een afsprakenplanner, als je daarmee een kennismaking inplant
- Onze boekhouder, voor de administratie
- Resend, voor het versturen van berichten uit het contactformulier naar onze mailbox
- WhatsApp (Meta), als je ons via WhatsApp een bericht stuurt
- Google (Google Analytics), alleen als je toestemming geeft voor statistieken
- AI-diensten, alleen als een klant een AI-oplossing van ons laat bouwen. Wij werken daarvoor bij voorkeur met Claude van Anthropic; de uiteindelijke keuze stemmen wij per opdracht af met de klant
Wij geven gegevens daarnaast alleen door als de wet ons daartoe verplicht.
Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte
Sommige dienstverleners kunnen gegevens verwerken buiten de EER, bijvoorbeeld in de Verenigde Staten. Dat gebeurt alleen met passende waarborgen, zoals een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie (bijvoorbeeld het EU-VS Data Privacy Framework) of standaardcontractbepalingen. Welke diensten dit betreft, verschilt per opdracht. AI-diensten, waaronder Claude van Anthropic, kunnen gegevens buiten de EER verwerken. Dat geldt ook voor Resend, waarmee berichten uit het contactformulier worden verstuurd, voor WhatsApp (Meta), als je ons via WhatsApp bericht, en voor Google Analytics, als je daarvoor toestemming geeft.
Cookies
Zonder je toestemming plaatst onze website geen cookies. Met je toestemming gebruiken wij Google Analytics om te zien hoe de website wordt gebruikt. Google plaatst daarvoor cookies (_ga en _ga_…). Wij hebben ingesteld dat Google de gegevens niet voor advertenties gebruikt.
Je keuze onthouden wij in je browser, zonder cookie. Je kunt hem altijd wijzigen of intrekken via “Cookie-instellingen” onderaan elke pagina. Weiger je, of trek je je toestemming in, dan verwijderen wij de cookies van Google Analytics en wordt er niets meer gemeten.
Beveiliging
Wij nemen passende maatregelen om je gegevens te beschermen, zoals een beveiligde verbinding (HTTPS), sterke wachtwoorden met tweestapsverificatie, en toegang tot gegevens alleen voor wie dat nodig heeft.
Jouw rechten
Je hebt het recht om je gegevens in te zien, te laten corrigeren of te laten verwijderen. Je kunt bezwaar maken tegen de verwerking, de verwerking laten beperken, en je gegevens laten overdragen. Heb je toestemming gegeven, dan kun je die altijd intrekken.
Stuur je verzoek naar info@shortcheese.nl. Wij reageren binnen een maand. Om misbruik te voorkomen kunnen wij je vragen je te identificeren.
Klacht
Ben je niet tevreden over hoe wij met je gegevens omgaan, laat het ons dan eerst weten. Je hebt ook het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).
Websites en webshops van klanten
Bouwen of onderhouden wij een website of webshop voor een klant, dan is die klant verantwoordelijk voor de persoonsgegevens op die site, en zijn wij verwerker. Die verwerking valt onder de privacyverklaring van de klant en onze verwerkersovereenkomst met die klant.
AI-diensten en automatiseringen
Bouwen wij voor een klant een AI-oplossing of automatisering, bijvoorbeeld voor het sorteren van mail of het uitlezen van documenten, dan is die klant verantwoordelijk voor de persoonsgegevens die daarin worden verwerkt, en zijn wij verwerker. In de verwerkersovereenkomst leggen wij vast welke gegevens naar een AI-dienst gaan, welke niet, en welke leverancier wij daarvoor inzetten.
- Wij kiezen met de klant welke gegevens wel en niet naar een AI-dienst gaan, en houden gevoelige gegevens zo nodig buiten de AI.
- Wij werken bij voorkeur met Claude van Anthropic. De keuze van de AI-dienst stemmen wij per opdracht af met de klant.
- Wij kiezen AI-diensten onder zakelijke voorwaarden waarbij gegevens van klanten niet worden gebruikt om modellen te trainen.
- Een AI-oplossing neemt geen besluiten met gevolgen voor personen zonder menselijke controle.
Gebruiken wij zelf AI-hulpmiddelen voor ons werk, dan voeren wij daarin geen persoonsgegevens van klanten of bezoekers in, tenzij dat nodig is voor de opdracht en wij daarover afspraken hebben met de klant.
Wijzigingen
Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen. De meest actuele versie staat altijd op deze pagina.